2019年4月20日 星期六

成功的溝通技能

僱主尋求的溝通技能

無論你在哪個行業工作,與上級、同事和員工有效溝通的能力都是至關重要的。數位時代的員工必須知道如何通過電話、電子郵件和社交媒體,有效地親自傳達和接收資訊。良好的溝通技巧將幫助你得到聘用,獲得晋昇,並在你的職業生涯中取得成功。
十大溝通技巧
想從競爭中脫穎而出嗎?這是招聘人員和招聘經理希望在履歷和求職信中看到的十大溝通技巧。突出這些技能,並在工作面試中展示它們,你會給人留下很好的第一印象。一旦你被錄用,繼續發展這些技能,你會給你的老闆、隊友和客戶留下深刻印象。
1. 傾聽
成為一個好的傾聽者是成為一個好的溝通者的最好方法之一。沒有人喜歡和一個只關心給兩分錢卻不花時間聽別人說話的人交流。如果你不是一個好的傾聽者,很難理解你被要求做什麼。
花點時間練習積極傾聽。積極傾聽包括密切關注對方所說的話,提出澄清的問題,並重新措辭對方所說的話以確保理解(“所以,你所說的是……”)。通過積極的傾聽,你可以更好地理解對方在說什麼,並能做出適當的回應。
2. 非言語溝通
你的肢體語言、眼神交流、手勢和語調都是你想要傳達的資訊的作法。放鬆、開放的姿勢(手臂張開,腿放鬆),友好的語氣會讓你顯得平易近人,並鼓勵其他人公開與你交談。
眼神交流也是很重要的;你想看著對方的眼睛來證明你專注於對方和談話(但是,一定不要盯著對方看,這會讓他或她感到不舒服)。
另外,在談話時注意別人的非語言訊號。通常,非語言訊號會傳達一個人的真實感受。例如,如果這個人沒有正視你的眼睛,他或她可能會感到不舒服或隱瞞真相。
3. 清晰和簡潔
好的口頭交流意味著說得足够多-不要說得太多或太少。儘量用最少的語言傳達你的資訊。無論你是面對面、打電話還是通過電子郵件,都要清楚、直接地說出你想要的。如果你漫談下去,你的聽眾要麼把你排除在外,要麼不確定你到底想要什麼。
在你說之前想想你想說什麼;這將幫助你避免過度地談論和/或混淆你的聽眾。
4. 友好
通過友好的語調、個人問題或簡單的微笑,你會鼓勵你的同事與你進行公開和誠實的交流。在所有的工作場所交流中,保持友好和禮貌是很重要的。這在面對面交流和書面交流中都很重要。當你可以的時候,給同事和/或員工個性化你的電子郵件——在電子郵件的開頭,一個快速的“我希望你們都度過了一個愉快的週末”,可以個性化一封郵件,讓收件人感到更加感激。
5. 信心
對你與他人的互動要有信心,這一點很重要。自信表明你的同事相信你所說的,並且會堅持到底。流露出的自信可以是簡單的眼神交流,或者使用一種堅定而友好的語氣。避免讓陳述聽起來像問題。當然,注意不要聽起來傲慢或咄咄逼人。確保你一直在傾聽和同情對方。
6. 同情心
“我理解你為何這樣說”這樣簡單的短語來證明你一直在傾聽別人的意見,尊重他們的意見。
即使你不同意雇主、同事或雇員的觀點,理解和尊重他們的觀點也是很重要的。
7. 開放心態
一個好的溝通者應該以一個靈活、開放的心態進入任何談話。開放地傾聽和理解對方的觀點,而不是簡單地傳達你的資訊。通過願意進行對話,即使與你不同意的人進行對話,你將能够進行更誠實、更有成效的對話。
8. 尊重
如果你表達對他們和他們想法的尊重,人們會更願意與你交流。簡單的動作,比如使用一個人的名字,眼神交流,以及當一個人說話時積極傾聽,都會讓他感到被感激。在電話裏,避免分心,集中精力在談話上。
通過電子郵件傳達尊重,花時間編輯您的資訊。如果你發送一封草率的、令人困惑的電子郵件,收件人會認為你不够尊重,無法通過你與的溝通進行思考。
9. 回饋
能够恰當地給予和接受回饋是一種重要的溝通技巧。經理和首長應不斷尋找方法,通過電子郵件、電話或每週狀態更新向員工提供建設性回饋。給予回饋也包括給予表揚——簡單地說“幹得好”或“謝謝你照顧好”這樣的話,可以大大提高員工的積極性。
同樣,你應該能够接受甚至鼓勵別人的回饋。傾聽你得到的回饋,如果你對問題不確定,問清楚的問題,並努力實施回饋
10. 選擇合適的溝通媒體
一個重要的溝通技巧是簡單地知道要使用什麼形式的溝通。例如,一些嚴肅的談話(裁員、薪水變動等)幾乎總是最好當面進行。
你也應該想想你想和誰說話,如果他們是一個非常忙碌的人(比如你的老闆),你可能會想通過電子郵件傳達你的資訊。人們會欣賞你深思熟慮的溝通管道,並且會更積極地回應你。

練習對要求你的時間的事情說“不”

大多數人的工作比他們可能得到的多得多。這就是為什麼對那些沒有充分利用你時間的事情說“不”是如此重要。但是拒絕別人可能會讓人不舒服。為了更好地做到這一點,練習禮貌而優雅地說“不”。
例如,如果一同事要求你做一些不屬於你工作的事情,你可能會說:“這不是我的專長,但我很高興能讓你和小張聯系起來,他可以幫你。”如果有人要求你參加一個會議或參加一個你沒有時間參加的項目,你可以說:“非常感謝,但我不得不謝絕。我的排程現在已經滿了。“如果你被要求在一個太緊的期限內完成一項任務,說:”我很願意幫忙,但是由於我的其他承諾,我不能在那個期限前完成。下周之前我能把它還給你嗎?“

2019年4月18日 星期四

要提高生產力:關閉電腦與手機通知

 一天內收到多少通知?對大多數人來說,答案是“太多”。當我們有不間斷的時間段時,我們會盡我們最大的努力,但是我們設備的聲音和嗡嗡聲幾乎不可能找到時間。
為了保護您的生產效率,您應該更注意讓技術困擾您的頻率。實現這一點的一個重要方法是考慮禁用筆記型電腦和智能手機上的所有(或至少部分)通知。
這可能看起來很極端,但它可以幫助你集中注意力而不受干擾。您也可以在工作時打開飛行模式或不干擾模式。
一整天的時間安排休息,檢查和回復電子郵件,並抵制查看的衝動。
如果您是經理,請與您的團隊就電子郵件和其他消息設定期望值。清楚人們需要多快的反應,並確保他們有安靜的時間來做深入的工作。

履歷中的要點符號摘要

一般招聘人員或招聘經理只需花幾秒鐘的時間查看應聘者的履歷。要獲得面試機會,你需要讓你的經驗脫穎而出——而且要迅速。要點符號清單可以幫助您構建案例。它迅速而容易地向雇主表明你很適合這份工作。
要點符號摘要可以讓你突出你最相關的成就,並將你的工作職責、技能和工作歷史作為單獨的點分開。使用要點符號履歷不同於以段落形式列出成績的履歷
履歷中何時使用要點
對於你在履歷上列出的任何過去的工作經驗,你將希望包括與你申請的工作相關的職責和成就。你可以用要點符號的形式列出這些。不確定哪些技能和成就最重要?查看工作清單,並將您的資格與工作匹配。
當你列出求職者或教育經歷中的職責或成就時,你可能還想包括要點。例如,當你列出你的學歷時,你可能會列出獎勵、獎學金和其他與工作相關的成就。
你也可以在履歷摘要中使用要點符號”,其中列出了使你適合這份工作的技能和成就。
如何將它們包括在履歷
在工作或志願者經驗的基本資訊下(對於一個工作,通常包括你的職位、公司名稱和工作年限),包括每項工作的一個要點符號
每個要點都應該包括一個簡潔的短語或句子,以一個動作詞開頭。您不需要在每個短語的結尾包含句點。但是,如果您選擇對一個短語使用句點,則必須對每個要點符號使用句點。這使你的履歷看起來一模一樣。
使用簡單的要點符號,如圓形、連字號或小正方形。
避免其他可能看起來太混亂或下載錯誤的符號。保持簡單以避免任何格式問題。

寫作技巧

為你申請的工作做每一個要點。選擇與工作資格相匹配的職責或成就。為你列出的每項工作或志願者經驗提供2-4個要點。

一旦你用要點符號創建了一份履歷,你就可以在向每個新工作提交履歷時更改要點。這是為每個求職申請創建一份獨特履歷的快速簡便的方法。

實例

1

商店經理,20XX至今

  • 製定員工發展計畫,包括鼓勵成長和新增責任的培訓機會。
  • 在調查中被客戶確認為强有力的溝通者。
  • 領導20-30名新員工的年度週末入職培訓。

2

志願者,特殊奧運訓練,20XX年1月-20XX年5月

  • 製定游泳訓練,提高不同能力的特殊奧運會運動員的跳水科技
  • 100名志願者和運動員協調年度志願者宴會;每年預訂場地、訂餐和裝潢場地。

3

匯總報表

  • 具有14年職業專家經驗的認證勞動力開發專業人員
  • 製定個人就業計畫、目標設定策略和人際網絡技能
  • 成功就業率為90%
  • 精通資料庫程式,包括Oracle和Microsoft SQL Server

更多履歷寫作技巧

  • 參考履歷範例這些履歷示例和範本為求職者提供了履歷格式的示例,這些格式適用於幾乎所有情况。它們還將幫助您確定專案符號是否適合您的經驗和履歷格式。
  • 保持一致:果一個部分使用一種樣式的要點符號,則在整個過程中使用它們。不要中途轉向另一種設計。同樣,在履歷、求職信和其他申請資料中,保持字體選擇和大小一致。簡單的格式是最好的。你想強調你的經驗,而不是你的風格選擇。
  • 優先考慮你的內容:要點可以幫助你的經驗脫穎而出,但它們不是你唯一可以使用的工具。你能做的最重要的事情就是首先列出你最引人注目的技能和能力,以引起招聘經理的注意。然後,用要點把他們的眼睛吸引到細節,進入你的案例


停止拖延的作法

克服壞習慣來挽回你的職業

當你的老闆給你分配一個項目時,你有充分的意圖儘快完成它。突然間,最後期限就要到了,你意識到你沒有取得你所希望的那麼多進展,也沒有取得任何進展。你一直在找別的事情做(比如把桌子上的20支鉛筆都磨快)。這聽起來有點太熟悉了嗎?如果這描述的人的名字出現在你的薪水支票上的“按訂單付款”行,你必須儘快停止拖延。
這種壞習慣會毀了你的事業,你所依賴的薪水也會消失。
為什麼人們會拖延?
人們拖延的原因有很多。我們來看看其中的一些。
  • 這個項目似乎太難了:你可能會延后啟動一個項目,因為你覺得被它淹沒了,不知道從哪裡開始。
  • 這個項目並不有趣:一份工作可能很無聊,所以你找其他的東西來娛樂你。
  • 你不知道如何優先處理任務:你可能會拖延,因為你不知道什麼任務比其他任務優先。
  • 你認為你沒有足够的時間來完成一項任務:你可能會延后開始某項工作,因為你沒有足够的時間來完成它。這有時發生在一個工作日結束時,當你離開之前還有不到一個小時的時間。你想,“為什麼現在就開始?我就等明天吧。”
拖延會妨礙你按時完成項目,也會妨礙你對工作的某些常規方面的投入。錯過的最後期限加上未完成的任務等於一個非常不滿意的老闆。如果你想知道為什麼你總是被工作解雇,這很可能就是原因。即使你沒有失業,你也不會看到任何職業發展。好的是,與其他壞習慣不同,結束這一習慣並不難。以下是5個幫助您停止拖延的簡單提示:

1. 把大項目分成小部分

當你的老闆給你一個有挑戰性的項目時,把它分成可管理的部分。這樣做可以使大型項目看起來不那麼勢不可擋。一旦你把工作分成幾部分,在完成的項目到期之前,給那些小部分的最後期限。

2. 獎勵自己

當你面對必須做一些乏味的事情時,最終得到一個小回報的前景可以給你一些期待。做這件事對你能在幾個小時內完成的項目或你能分解成能快速完成的小部分的項目很有效,如上所述。如果你知道工作完成後,咖啡和餅乾的休息時間在等著你,你會被激勵著開始工作。

3. 寫一份待辦事項表(To-Do List)

把你必須做的事情列成一張清單。包括你必須經常完成的任務,以及你老闆分配給你的更大的項目。按截止日期順序列出項目。為實際上沒有任務的任務指定一個截止日期。這個技巧會讓你從一個項目開始,而這個項目的最後期限離解决一個即將到期的項目還有很遠的距離。

4. 如果您沒有時間完成一項任務,請選擇另一項

如果你覺得自己沒有足够的時間完成一項任務而延后了開始,那就找一個你能在剩下的時間內完成的任務。例如,如果你一天還剩半個小時,你可能沒有足够的時間來回復收件箱中等待的電子郵件,但是你確實有時間把那些放在辦公桌上的檔案收起來。在你意識到這一點之前,你將完成所有那些快速而煩人的任務。

5. 找一個“拖延的夥伴”

與同事合作,同事也有拖延的問題。向對方展示你的待辦事項清單,然後讓對方負責完成各自清單上的項目。當你必須回答同事而不是老闆的問題時,風險當然會降低,但這可能會給你所需要的動力。

2019年4月16日 星期二

傾聽技能與有效傾聽範例

你是個好聽眾嗎?一種高度重視的軟技能,傾聽受到所有雇主的追捧他們希望你在面試過程中表現出來。
繼續閱讀,瞭解有關聽力的資訊,為什麼它在工作場所至關重要,以及展示有效聽力的例子。
傾聽過程
在工作環境中傾聽是一個過程,通過這種過程,您可以通過直接的互動瞭解利益相關者的需求、需求和偏好。
利益相關者可以是老闆、客戶、客戶、同事、下屬、高層管理人員、董事會成員、面試官或求職者中的任何人。
在工作場所,積極傾聽和成功傾聽有兩個要素:注意力和反思。
  • 專注傾聽(Attentive listening)包括保持眼神接觸、點頭、保持良好的姿勢,以及模仿說話者的肢體語言,以顯示出對他們所說內容的真正興趣。除了這些非語言暗示之外,你還必須允許演講者完整地完成他們的思想。
  • 回應Reflection)。是重複和解釋說話者所說的話,以表明你真正理解他們所說的話。
什麼造就一個好的傾聽者
好的傾聽者總是努力充分理解他人想要溝通的內容,尤其是當陳述缺乏清晰性時。傾聽需要嘗試解碼和解釋口頭資訊和非語言線索(例如,語調、面部表情、身體姿勢)。
傑出聽眾也會表現出他們的好奇心,提出許多問題。這樣做,你會給人留下很好的印象。
通過他們的肢體語言和其他暗示,有效的聽者微妙地與他們正在聽的說話者溝通。此外,他們鼓勵並歡迎他人的想法、意見和感受。
一種展示你傾聽技巧的方法是讓面試官在回答之前完成每個問題和陳述。不要打斷你,確保你的回答是真實的回答問題。記住,花點時間來製定正確的反應是非常好的。這樣做表明你已經聽過了,並且足够體貼地製定出最佳答案。
什麼搞出一個糟糕的聽眾
打斷對方的談話說明你的聽力不太好。同樣,回答問題失敗也會影響你的聽力,尤其是在面試中。
談話過多也是一個非常有問題的問題,因為適當的談話對雙方都應該是平衡的。壟斷它會封锁你傾聽,而另一方無法完全表達他們想要說的話。結果是你給人的印象很差。
有效傾聽的範例、
  • 求職者在面試中分享自己對一個不清楚問題的理解,並詢問自己是否正確
  • 面試官注意到,在強調關鍵優勢時,候選人沒有直視的眼睛。、
  • 客戶服務人員向她重複顧客的問題或投訴,以使她確信她已被聽到。
  • 諮詢師點頭說,“我聽到了”,鼓勵客戶繼續談論他們的創傷經歷。
  • 會議主持人鼓勵沉默寡言的小組成員分享她對提案的看法。
  • 面試官提出後續問題,進一步澄清求職者在過去工作中運用關鍵技能的作法
  • 經理總結了團隊在員工會議上所說的話,並詢問他們她是否正確地聽到了這些話。
  • 在績效考核結束時,員工重申其首長要求其改進的特定領域。
  • 在客戶會議上,銷售員問一個開放式問題,比如“我能做些什麼來更好地為您服務?”並鼓勵對方充分表達任何關切。
  • 護士告訴病人,她知道他們對即將進行的手術有多害怕,並說她在那裡等著她。
  • 員工在培訓課程中仔細關注演講者,並就他們收到的資訊提出澄清問題。

求職面試中會遇到的困難問題

每次面試新工作時,你都會被問到一些困難的問題。雖然你不能確定會出現哪些具有挑戰性的問題,但有幾種常見的可能性。繼續閱讀,學習如何回答所有這些面試難題。
根據你的背景、技能和工作機會,回顧每個問題,並考慮適當的回答,為面試做好準備。沒有任何正確或錯誤的答案,但在你做出回應之前,你需要考慮你申請的工作的要求、你的優勢和公司文化。
我們先分類列出一些問題例子。請讀者關注本欄目,搜尋會陸續刊出的相關最佳回答範例。

關於同事和首長的問題

面試官會詢問你與同事和經理之間的經歷,以幫助你確定你與某個特定群體的契合程度。試著對你所有的答案保持積極的態度,即使當你試圖責備與你共事的人時。以下是一些例子、

  • 告訴我在某個時間,你必須和一個沒有做他那份工作的同事打交道。你做了什麼,結果如何?
  • 給我舉個例子,你花時間和別人分享同事或首長的成就。
  • 告訴我在某個時間,你和首長的工作不太好。結果如何?您希望如何改變發生的事情?
  • 你和不喜歡的人一起工作過嗎?如果是,你是怎麼處理的?
  • 告訴我你曾經如何幫助過某人。
  • 訴我你誤判一個人的故事
  •  你如何與年長(年輕)的同事相處?

關於你能力的問題
招聘經理會在面試中評估你的能力,這樣他或她就可以試著確定你在這個職位上的成功程度。你應該考慮一下以前工作帶來積極成果的具體例子。以下是一些示例問題:
  • 描述你做出的失敗决定。發生了什麼?為什麼?
  • 告訴我你如何向非技術受眾傳達技術資訊
  • 告訴我你如何解釋和演示數據
  • 你為什麼認為你會在這份工作中成功?
  • 告訴我你參加團隊的時間。你的角色是什麼?你認為你完成了多少?
  • 告訴我在某段時間,你面臨著相互衝突的優先事項。你是如何確定最高優先順序的?
  • 告訴我你曾經失敗的故事
關於你的問題
在面試中,只要一些個人問題是專業的,並且與你的工作能力有關,那麼這些問題是合適的。比如這些問題:
  • 如果你可以重新開始你的工作生活,你會有什麼不同?
  • 你如何平衡生活和工作?
  • 首選的溝通管道是什麼?即時消息、電話或電子郵件?
  • 度假時,是否查看語音郵件和電子郵件?
  • 你最喜歡的書是什麼?你最喜歡的電影怎麼樣?
  • 你崇拜什麼歷史人物?為什麼?
  • 如果你可以選擇任何人(生者或死者)與誰共進午餐,那會是誰?
  • 在這六個月的就業缺口期間,你做了什麼?
  • 你喜歡做什麼來娛樂?
  • 是什麼讓你走到了人生的這一步?
  • 你認為自己成功了嗎?
  • 是什麼激勵了你的工作?
  • 你對這個職位最感興趣的是什麼?你認為對你來說什麼是發揮
  • 誰是你生活中的影響者?
關於職業目標的問題
當面試官問到你的職業目標時,你會想表達你對未來的抱負,同時也會強調你對學習的興趣和在手頭的機會中成長的興趣。你的面試官可能希望你從大學畢業開始,並解釋你每一次職業變動背後的原因。此外,可能會要求你解釋做出每一個决定的思維過程。此外:
  • 每天/每週需要工作多少小時才能完成工作?
  • 如果你留在現在的公司,你下一步會怎麼做?
  • 你如何衡量成功?
  • 描述你夢想中的工作。
  • 描述一個可能是你最噩夢的工作。
  • 如果你是這家公司的CEO,你會做哪兩件事?
與他人合作的問題
在任何職位上,與同事的互動都是至關重要的,而且你如何管理與他人的關係會影響到每個人的工作環境。面試官會提問,以確定你與他人的合作能力。例如:
· 你如何運用行為面試技巧評估應聘者的技能、個性特徵和職業道德?
· 你使用了哪些技巧來激勵下屬提高績效?
· 你是否願意以融合不同觀點並達成共識的管道進行領導小組討論?
· 如何與客戶建立舒適的關係,並確定他們對產品和服務的偏好?
· 你是否積極傾聽並強調鼓勵客戶分享他們的感受和問題?
· 是否創建並提供了培訓課程,讓聽眾參與積極學習?請描述一下。
· 你將如何向裁員目標員工提供困難消息?
· 告訴我你在什麼時候調解員工之間或客戶之間的衝突。
· 是否能够耐心和創造性地解决客戶投訴?
更難(和一些奇怪的)問題
這些問題不屬於任何特定的類別,它們看起來有點令人不安。但值得考慮的是:
  • 你是一個冒險者嗎?
  • 如果你是一隻動物,你會是什麼?
  • 說服我雇用你。
  • 我為什麼不雇傭你?
  • 你現在的雇主認為你今天在做什麼?