接聽電話的時間管理作法

接聽來電會佔用大量時間，並將您從其他任務中拉出來而嚴重降低您的工作效率。但是，正如有處理呼出電話的方法可以改善您的時間管理一樣，也有一些處理接聽來電的方法可以减少您在電話上浪費的時間，而不會對打電話給您的人無禮。這些電話答錄技巧會有所幫助。

用適當的商務電話問候語接聽電話

例如，在接電話時說“宏大公司”。我是張偉。我能幫你什麼忙嗎？”這不僅讓來電者知道他們已經達成了業務，而且讓他有責任回答這個問題，節省時間探索性問題，例如，“這是柏樹科技嗎？”閒聊。

邊說話邊思考，分清輕重緩急

通話是現在處理得最好還是以後處理？許多企業接到的電話都是很容易回答的快速詢問，例如，“您營業的時間有多晚？”但其他問題涉及到更複雜和耗時的答案。如果是這樣的話，告訴打電話的人，並詢問什麼時候打電話給她討論這個問題比較方便。

使用轉述和總結來保持電話的正常運行

如果你在電話裏和一個似乎想聊天或偏離主題的人交談，你可以說一些諸如“我聽到你說的是……”或“所以重點是……”或“是（插入摘要）你所說的話的一個公平的摘要嗎？”很難和拒絕聊天的人聊天。

結束每個呼叫，並總結您和呼叫方商定的操作

雖然這在大多數情况下只需要幾秒鐘，但它可以通過避免錯誤和重複檢查來節省大量時間。例如，在一次與客戶安排會面的談話之後，你可能會說“很好”。明天上午10點，我將在您的辦公室（插入位置）與您會面，我們將一起檢查樣品。”

在電話旁邊放一個留言板，這樣你就可以在通話中記下細節

這不僅是很好的時間管理，有助於讓您專注於通話，而且如果您需要查找和/或查看特定對話的詳細資訊，可以在以後幫助時間管理。

為您的客戶提供電子郵件選項

如果他們知道你的電子郵寄地址，他們中的許多人會用電子郵件聯系你，而不是打電話。確保您公司的電子郵寄地址在您的名片和您的網站（如果您有）上突出顯示。如果您有他們的電子郵寄地址，請向您當前的客戶發送電子郵件，提及電子郵件選項並將其作為改進通信的一種管道呈現。

使用科技來管理接聽電話的時間

至少，你的企業應該有一臺應答機和語音郵件。使用適當的業務腳本設定這些腳本，並在您外出或需要不間斷工作時使用它們為您接聽電話。然後每天安排一個時間來回答這些電話資訊。在時間管理方面，您可以通過將電話分組來獲得寶貴的時間。

如果你經營的是一家家庭企業，那就要另外買一部商務電話或電話號碼

您需要有第二個“僅限業務”電話，它有自己的“僅限業務”應答機和/或語音郵件。這不僅更專業，而且可以節省你瀏覽資訊和確定哪些資訊與業務相關的時間。

最好讓別人接電話

如果接聽來電在一天中佔用了太多時間，請考慮聘請一名接待員或專業的接聽服務人員為您接聽電話。讓別人做這件事的成本可能會被你的生產力和更好的銷售的成長所抵消。

保留手機上常見問題的書面記錄

如果您和您的員工在接聽電話時不必蒐索答案或思考如何回答特定的請求，這將節省您和他們的時間。

電話提示摘要

記住，手機應該是一個商業工具，而不是干擾性的浪費時間。根據這些時間管理技巧處理您的接聽電話將幫助您更好地管理您的時間，提高您的工作效率，並將您的電話放回正確的位置-幫助您運營您的企業。